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    (2014年8月11日公司董事会通过)

      为加强各类合同的管理,有效规避经营风险,维护企业合法权益,依据相关法律法规,结合企业实际,制定本制度。

      第一条 行政部是合同监管部门,负责合同监督、管理、归档、服务、培训和考核工作。

    法律事务室参与重大合同的起草、审查、签订及合同纠纷的处理,每半年对各单位合同管理情况进行检查,并向分管副总提交报告。

      第二条 各单位应设置兼职合同(档案)管理员(以下简称“合同员”),办理合同登记、保管、归档业务。

      第三条 合同单位行政主官负责职权内的合同审批,监督合同签订(承办)人草拟、实施合同的过程,及时处置履约过程中出现的问题。

      第四条 合同的种类

      主要为固定文本合同和非固定文本合同两类。

      第五条 合同的形式

      公司各类合同必须采用书面形式,严禁订立口头合同。

      第六条 固定文本合同

      一、常用的、法律关系简单的固定文本合同:如劳动用工、客运班线经营、商贸租赁经营、出租车经营、旅游包车、车辆维修、整车购销、汽车零配件采购等合同。

      二、特殊的固定文本合同:如公路旅客运输专用发票等。

      三、租赁物租赁合同期内,承租人可能以较大费用装修、装潢租赁物的,不得使用固定文本合同。

      第七条 非固定文本合同

      一、标的较小、法律关系简单的非固定文本合同:如客运协议、零星采购、劳务服务等合同。

      二、标的较大、法律关系复杂、内容重要的非固定文本合同:如固定资产采购、劳务派遣、基建工程、企业并购、房屋租赁等合同。

      第八条 合同分类的标准

      一、“标的较小”指合同标的额小于五万元;“标的较大”指合同标的额等于或大于五万元。

      二、“法律关系简单”指合同相对方资信良好、标的物科技含量较低、交付方式简便等情形;“法律关系复杂”指合同相对方资信不确定、标的物科技含量较高、交付方式复杂等情形。

      三、“内容重要”指合同期限较长、标的物数量较大、违约责任重大等情形;“常用”指经营中频繁使用的情形。

      第九条 合同的期限

      一、客运班线承包合同期限为一年。

      二、商贸租赁合同期限:按《商贸租赁管理制度》第二十二条规定执行。

      三、其他合同的期限,须分管副总批准;合同期限超过两年的,须总经理批准。

      第十条 合同的基本内容与要求

      一、合同内容不得违反法律、法规和社会(商业)道德。

      二、合同条款须包含:当事人(名称或姓名、住所) 、标的、规格、型号、数量、质量标准或要求、履行期限、地点、方式、价款与支付方式、合同方权利与义务、违约责任、争议解决方式、合同变更、解除与终止、确定管辖权法院、合同生效条件等。

      三、在确定价款支付方式时:若我方为付款方,应争取履约后付款,并留足质保金等;确需预付款的,须经直接上级批准;我方为收款方的,应争取对方全额或部分预付款。

      四、旅客运输专用发票(车票、行包票、包车票等)是特殊的固定文本合同,其合同内容不载于票面,按旅客运输法律、法规履约。

      第十一条 合同的拟定

      一、签订业务对口、熟悉的合同时,我方应主动指定具有相关法律知识、业务熟练的人员草拟合同文本;特别重要的合同,须交法律事务室直接拟订。

      二、由合同相对方草拟合同文本的,我方须组织相关人员认真审查、修改、完善合同文本。

      第十二条 固定文本合同的拟定、审查与审批

      一、法律事务室提出合同基本格式和要求,使用单位负责拟订合同草稿。

      二、合同草稿经相关人员审查、修改、完善后,报分管副总审批;常用的合同,须法律事务室签署审查意见;劳动用工合同还须报经营管理层会议审批。

      三、常规业务中,使用相对方不可修改的制式固定文本合同,由所在单位行政主官审批。

      第十三条 非固定文本合同的拟定、审查与审批

      一、标的较小、法律关系简单的合同,由使用单位收集、留存相对方真实的身份信息和资信,并负责拟订;报单位行政主官审批。

      二、标的较大、内容重要、法律关系复杂的合同:

      (一)合同签订前,使用单位须审查相对方资质:相对方为自然人的,须收集、留存其真实的身份(如身份证、户口簿、联系电话及地址)和资信信息;相对方为法人的,须收集其有效的营业执照及税务登记证(涉及专营许可的,应有证明文件;涉及资质、等级要求的,应有相应的资质、等级证书)、法定代表人身份证明、授权委托书;相对方为社会团体的,须收集其已年检、有效的社团登记证。

      (二)合同履行中,合同承办人须跟踪了解合同履行情况,如合同价款的收取、合同相对方的履约能力变化、法律法规的变动等。

      (三)合同终止(提前或自然终止)时,须关注合同附随义务的履行等。

      (四)法律事务室提出合同基本格式和要求,使用单位负责拟订合同草稿,法律事务室审查并签署意见,报分管副总组织人员会审后审批。

      (五)涉及企业并购、合作开发、资产重组、经营线路许可、标的超过三百万元、合同期限超过5年等重要合同,还须经总经理审查、报董事会审批。

      第十四条 合同的签订人

      一、企业并购、合作开发、资产重组、标的较大的固定资产采购、劳务派遣、新聘员工劳动用工合同,须由公司法定代表人签订。

      二、其他各类合同,可由公司法定代表人、总经理或受其委托的企业职员代理签订。

      第十五条 合同签订的委托代理人

      一、客运班线承包、商贸租赁和出租车经营合同,可分别委托客运、商贸、出租单位行政主官签订。

      二、客运协议,可委托客运单位行政主官或运务部负责人签订。

      三、标的较小、法律关系简单的非固定文本合同,可委托使用单位负责人签订;标的较大、内容重要、法律关系复杂的非固定文本合同,可委托分管副总签订。

      四、委托代理人签订合同时,须持有企业法定代表人签发的、行政部制作的签订合同的授权委托书。

      第十六条 劳动用工合同须由员工本人亲笔签名,并加印指模;人力部须在法定期限内,将合同交付员工一份,并由员工本人亲笔签收。

      劳动用工合同的变更、解除、终(中)止、纠纷和劳动争议的处理,依据法律和《人力资源管理制度》规定办理。

      第十七条 合同的承办(责任)人与履行

      一、各类合同实行“谁签订、谁承办”的原则,除公司法定代表人签订的合同可指定承办人外,其他各类合同的签订人即为该合同的承办人。

      二、合同承办人也为合同履行的责任人,负责组织实施合同约定;履约中发现可能损害我方利益时,合同承办人须及时采取有效措施,避免或减少我方的损失,收集、留存相关证据,并立即向直接上级请示处置。

      第十八条 合同签订(承办、责任)人职责

      一、核实相对方的身份、资信等信息,草拟、报批、实施合同。

      二、严格执行合同管理程序,认真审核合同内容,及时纠正合同错误。

      三、及时处置合同变更、解除、纠纷等意外情况;执行合同中,发现可能造成企业损失、或无法履约等情况,须及时报告并采取有效措施,避免或减少企业损失。

      四、合同解除、终止时,督促相关人员及时办理结清账目、归还标的物等手续。

      第十九条 合同的变更与解除

      一、我方需变更或解除合同的,合同承办人须报请合同审批人批准,以合同用印单位名义,将变更或解除合同的原因和答复的期限书面通知相对方。

      二、 双方协商变更或解除合同的,须签订变更或解除合同的协议,协议的拟定、审批手续,按本制度第十一、十二、十三条规定办理。

      三、相对方以文书、电话、信函等形式,请求变更或解除合同的,须立即转交合同承办人签收;合同承办人须报请合同审批人批准,并在法定或约定的期限内书面回复相对方。

      我方同意相对方变更或解除合同的,须签订变更或解除合同的协议,协议的拟定、审批手续,按本制度第十一、十二、十三条规定办理;我方不同意相对方变更或解除合同的,须报请合同审批人决定是否进行诉讼。

      四、因不可抗力或国家政策调整原因:致我方不能履约或需延期履约的,合同承办人须及时书面通知相对方;致相对方不能履约或需延期履约的并通知我方的,我方须及时取得相对方不能履约或需延期履约的相关证明材料,并主动与相对方协商处置。

      第二十条 合同纠纷的处理

      一、出现合同纠纷,合同承办人须将纠纷情况,立即报请直接上级和合同审批人处置,并收集、整理相关证据、资料,以确保我方权益不受损害的方式,处理、消除纠纷。

      二、相对方违反合同约定或提出履行异议的,合同承办人须将相关情况,及时报请直接上级处置,并在法定(约定)期限内以书面通知相对方。

      三、合同纠纷可通过协商、签订书面协议解决的,协议的拟定、审批手续,按本制度第十一、十二、十三条规定办理;协商不成的,须报请合同审批人批准,在法定时效期内,通过诉讼方式解决纠纷。

    四、旅客运输纠纷,按旅客运输法律、法规处理。

      第二十一条 合同的提前终止

      一、合同中约定的终止条款情形出现时,按约定终止合同。

      二、双方签订解除合同协议的,按协议条款终止合同。

      三、通过诉讼等法定方式终止合同的,依法办理。

      第二十二条 合同到期终止

      合同承办人须按合同约定,督促各方履行合同附随义务(如结清账目、归还房屋、办理车辆过户或转出等相关手续),并收集履约中的重要资料归档。

      第二十三条 办理合同拟定、审查、会审、审批、签订、履行、变更、解除、终止和纠纷处理过程中,不需制作办理新的文书时,可在我方合同文本上背书审查、批准、记录、处理等内容。

      第二十四条 合同的登记

      合同员应跟踪、评估、反馈和统计合同履约情况,并及时填制电子《合同履行情况统计表》(附件),于每季度25日前以电子表格报法律事务室。

      第二十五条 合同的用印与归档

      一、合同用印时,按《印章管理制度》规定留一份归档。

      二、按《档案管理制度》规定属重要档案的合同,用印留存后,须按该制度规定,及时上交档案室。

      第二十六条 劳动用工合同的归档

      一、劳动用工合同及授权委托书签定完毕后,由人力部在1个月内整理上交档案室。

      二、劳动争议处理的协议、调解、裁决和判决书等,由法律事务室暂保管,年终上交档案室。

      三、内部退养协议、解除或终止劳动合同决定书(证明书)、送达回证,由人力部暂保管,年终上交档案室。

      第二十七条 客运班线承包、商贸租赁和出租车经营合同的归档

      一、每年终,由运务技术部和投资部,分别将客运班线承包和商贸租赁合同,按年度整理、装订、编制流水号、目录(包含流水号、标的物、合同期限等)、装盒,编制“移交档案目录”,上交档案室审验存档。

      二、出租车经营合同由出租分公司自行建档保管。

      第二十八条 属一般档案的合同,由各单位合同(档案)管理员归档。

      第二十九条 基本管理制度关于合同管理另有规定的,从其规定。

      第三十条 考核与处罚

      一、在合同审查、批准、签订、履行过程中,因失职、渎职、故意行为而造成企业经济损失或信誉损害的,按基本管理制度规定追究责任人的行政、法律和经济赔偿责任。

      二、员工违反本制度规定的,由行政部依据违规情节、损失和管理制度,每月登录 “考核系统”,进行扣分考核,并提请分管副总对严重违规责任人进行行政处分;行政部违规的,由分管副总登录 “考核系统”,对责任人进行扣分考核。

      三、年终,行政部依据“考核系统”报表、数据,结合合同检查情况,对各单位年度本专业(项)管理工作进行考核计分,并报人力部作为年终奖发放依据之一。

      本制度经公司董事会审议通过后,董事长和总经理负责实施,解释权归公司董事会。

      公司所属全资、控股子公司,应依法、按程序通过并执行本制度。


    附件:合同履行情况统计表