• 汇通市场
  • 内部管理
  • 服务台
  • 投诉台
  • 领导信箱
  • 联系我们
  • 首页>法律规章>bob软件下载|主页

    bob软件下载|主页

    (2014年8月11日公司董事会通过; 2016年3月7日公司董事会修订)

      为规范档案管理,依据相关法律法规,结合企业实情,制定本制度。

      第一条 档案指企业从外部取得或在经营管理活动中形成的,具有保存价值的文字、图表、声像、数字信息等各类文件、资料。

      第二条 行政部负责档案工作的领导、检查、考核,是档案工作的归口管理部门。

      第三条 行政部下设档案室、配备档案员,负责重要档案的收缴、整理、保管、借阅、回收、注销和核销、上交工作;培训档案管理人员业务;指导会计档案管理;受子公司委托代管其重要档案。

      第四条 财务部配备兼职会计档案管理员,在档案室指导下,管理公司及受托代管子公司的会计档案,负责会计档案的收缴、整理、保管、借阅、回收、注销和核销、上交工作,指导和培训各单位财会人员的档案管理业务。

      第五条 各单位配备兼职档案(合同)管理员(以下简称“档案员”),负责一般档案的收集、整理、保管、借阅、回收、注销和核销工作;及时向档案室收集、整理、上交重要档案。

      第六条 档案的分类

      一、文书档案:分党群、行政管理、经营管理(包括会计事务所审计报告、验资报告、重要的涉财批文和各类经济合同)和安全管理四类。

      二、信用档案:营业执照、组织机构代码证、房屋土地产权证、股权证、注册商标、公司大户口簿、行政许可证、道路经营许可证等。

      三、基建档案:新改扩建工程图纸(包括主附体设计、施工图及水电气等地下管线走向图、区域地质与地形图、总平面图)审批手续;施工、验收、办证和消防验收材料等。

      四、员工档案:年龄、工龄、工作经历、参加社团组织材料和劳动用工合同、个人养老保险手册、工伤认定、伤残鉴定、内部退养协议等。

      五、会计档案(包括应存档的纸质和电子会计资料):

      (一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证。

      (二)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。

      (三)财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。

      (四)其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书、各类中介机构报告及其他具有保存价值的会计资料。

      六、电子档案:影像资料(图片、照片、视频)、录音资料、各类软件(购买、自主开发及随机程序备份)、重要数据备份、财务电子账备份光盘等。

      第七条 重要档案

      一、事关各单位重大权属、利益的重要文件、资料,及附着的领导或上级机关批示、批复,均视为重要档案。

      二、财会法规、制度确定为会计档案的财会资料、报表,均视为重要档案。

      三、重要档案一律上交档案室归档管理,重要档案的具体名称、归档时限和保管期限(附件一);特殊档案的归档时限和保管期限,由经营管理层决定,但不得违反相关法律规定。

      第八条 一般档案

      受公司委托自存及各单位日常使用的非关重大权属、利益的文件、资料等,为一般档案,由各单位档案员归档管理。

      第九条 重要档案的收集与整理

      一、各单位档案员应按附件一要求,及时收集各类文件、资料,鉴定出其中的重要档案;将档案名称、交件人、交件日期、是否原件等内容登入档案目录。

      二、档案员应将重要档案按件一式一份进行整理;并在归档时限前,将档案名称或内容、档案日期、页数、是否原件、交档人、接收人、监交人、交档日期等内容,编入“档案移交(接收)电子表”,报档案室预审。

      三、档案员按档案室的预审意见,重新修订“档案移交(接收)电子表”,报档案室备案。

      四、档案员按归档时限,向档案室上交重要档案。

      第十条 重要档案的上交与接收

      一、各单位档案员与档案室,应在规定归档时限内和约定时间,按“档案移交(接收)电子表”,现场办理重要档案的上交与接收工作。

      二、归档的重要档案应符合存档规范,不符合要求的,档案室应退回上交单位,重新甄别、补充、整理、修缮;归档档案无法补充、修缮的,上交单位应出具书面证明一起归档。

      三、档案交接时,由行政部监交,双方根据“移交档案目录”,现场清点移交档案的份数,核对移交档案的内容,填写“档案移交(接收)表”一式二份,双方签字后各执一份。

      四、档案室根据“档案移交(接收)表”,整理编制“档案电子目录”(目录内容见第三十四条),并发送一份给直接上级审核、留存;档案室列入“档案电子目录”的档案变动时,须及时记录于目录中,并同步发送一份给直接上级审核、留存。

      五、各单位逾期不上交重要档案,档案室应予催交;对拒不上交重要档案的,应及时报请行政部予以处罚。

      六、行政部和各单位印章保管责任人,应将用印业务中留存的各类文件、资料、合同等重要档案,及时向档案室移交。

      第十一条 员工档案的交接

      一、档案室应按《人力资源管理制度》相关规定,建立新录用员工档案。

      二、人力部等向档案室上缴的员工档案,须经分管副总预审,确认档案中

    本人年龄、工龄、社保缴费和相关《企业免责承诺书》等真实、完整、有效,档案室方可接收归档。

      三、员工因调出、解除(终止)合同等原因,需依法上缴或提取员工档案的,由人力部依法办理相关手续,档案室在“员工档案调出转递登记簿”上登录相关信息,并在上缴或提取员工档案时,留存接收单位的接收证明。

      第十二条 重要档案借出与查阅的一般规定

      一、禁止员工借阅本人档案。

      二、档案明确借阅批准人的,由该批准人决定是否借阅。

      三、档案明确借阅人的,仅限该借阅人借阅。

      四、档案借阅人不得涂改、毁损、转借、遗失和延期归还所借阅的档案。

      第十三条 重要档案借出的审批

      一、借出会计档案,按法定程序办理。

      二、借出股东会、董事会材料,由董事长书面批准。

      三、借出员工档案,由人力部负责人批准。

      四、借出信用类档案办理单位业务,由档案所属单位相关业务人员办理。

      五、借出员工大户口簿,在簿员工本人凭其身份证办理。

      六、借出其他档案,须经该法人单位行政主官书面批准。

      第十四条 重要档案查阅(复印)的审批

      一、公司员工因单位经营管理需要,现场查阅或复印本单位的会计档案,须经财务部批准;现场查阅或复印本单位其他档案,须经本单位行政主官或部室负责人批准。

      二、公司员工因单位经营管理需要,现场查阅或复印非本单位的会计档案,须经财务负责人批准;现场查阅或复印非本单位其他档案的,须经档案所属单位行政主官或部室负责人批准。

      三、外单位有合法理由、持正规调档介绍信查阅或复印员工档案的,须经人力部负责人批准;查阅或复印会计档案,须经财务负责人批准;查阅或复印其他档案,须经档案所属法人单位行政主官或部室负责人批准。

      第十五条 重要档案借出与查阅的管理

      一、按审批权限批准借阅档案后,借阅人须到档案室办理借阅手续。

      二、档案查阅人在档案员指定地点查阅和限时归还;借出的档案,档案员应在“借阅登记簿”上登记借阅的档案名称、借阅日期和约定归还日期,并由借阅人亲笔签名。

      三、档案员收回借阅档案时,应现场检查档案的包装和内容,确保包装完好、内容完整后,方可办理借阅人亲笔签名的还销手续,回库归入原位保管。

      四、借阅档案收回时,发现涂改、毁损等现象,或借阅档案遗失,档案员应立即向行政部报告。

      五、档案员应定期核查、催还借出的档案;无正当原因催还不交的,档案员应立即向行政部报告。

      六、行政部接到档案员报告后,应立即对报告事宜进行核查,并提出对相关事宜和责任人的处理、处罚意见,经分管副总批准后处置。

      七、员工查阅或复印企业大户口簿,应由在簿员工本人出示其身份证,借出户口簿的须缴100元押金。

      第十六条 一般档案的管理

      一、各单位应督促档案员收集、整理、保管好一般档案。

      二、各单位应建立一般档案收集、整理、保管、借阅、复印、回收和销毁的管理制度。

      三、一般档案的种类、名称,归档时限和保管期限,由各单位自行确定。

      四、行政部和档案室应经常检查、指导、考核各单位一般档案的管理工作。

      第十七条 档案的盘查与审核

      一、档案员应定期盘点、清查档案室保管的各类档案,及时编制“保管期满及无保管价值档案目录”,以电子文件上报直接上级审核。

      二、直接上级应及时审核该目录,经与相关单位(部门)会商鉴定后,编制“保管期满及无保管价值档案销毁目录”,以电子文件上报该法人单位行政主官。

      第十八条 档案的上交(缴)与注销

      一、社会价值较大、保管要求较高的重要档案,经董事会批准,可上交至愿意接收的公立档案馆归档保管,并由档案员与接收单位现场办理交接手续。

      二、依法应上缴给外单位的档案(如工程建设中的临时保管档案),须按董事会决议或经总经理审查、董事长审批后,由档案员与接收单位现场办理交接手续。

      三、上交(缴)的档案可复制留档,并尽可能请接收单位为复制件提供“复制件同原件一致”的证明。

      四、上交(缴)档案,档案员须向接收单位索取档案接收证明,做好相关注销记录。

      第十九条 档案的核销

      一、“保管期满及无保管价值档案销毁目录”,以电子文件经该法人单位行政主官批准后,由档案员编制纸质“保管期满及无保管价值档案销毁清册”,由行政主官、分管副总签署销毁意见,并指定两名及以上监销人员。

      二、监销人员和档案员应按“保管期满及无保管价值档案销毁清册”,清点、核对应销毁的档案;应销毁的档案,可粉碎或送造纸厂打浆;监销人员须全程监督销毁过程,并在销毁清册上签字(注明销毁时间、地点);“保管期满及无保管价值档案销毁清册”永久保存。

      三、各单位自存的一般档案应参照上述程序定期核销。

      第二十条 会计档案的审核与销毁(核销)工作,由财务部门按《财务管理制度》及相关法规办理。

      第二十一条 档案管理的培训与作业材料

      一、每年,档案室应组织各单位档案员进行一次档案管理的业务培训。

      二、各单位档案管理所需的作业材料(如档案盒等),可向档案室申领,其费用按成本价经内部转账,由使用单位承担。

      第二十二条 档案工作的交接

      一、档案员调离档案管理岗位,由其直接上级监办档案管理工作的移交手续。

      二、调离人编制“档案管理移交清册”,经直接上级审查确认后,由接受人按册、逐件、逐项清点接收,交接双方和监督人应在清册上签字。

      第二十三条 确定为重要档案的文件和资料,应按本制度规定编目、编号,形成归档号、填制档案备考表、装入专用档案盒、编制档案电子目录后,入库上架存放;一般档案可参照整理。

      第二十四条 文书档案的编目、编号与归档号

      一、一般文书档案

      在每件档案首页正上方空白处,加盖归档章,并填齐章内各条目,形成归档号。

      归档章形制如图:


    年度

    室编件号

    备用

    类别代号

    保管期限


    总页数

      (一)填写“类别代号”:分为党群、行政管理、经营管理、安全管理四类,类别代号分别为“A”、“B”、“C”和“D”。

      (二)填写“年度”:文书档案一般按文件落款时间,以4位阿拉伯数字标注年度。

      (三)填写“保管期限”:分为“永”(永久的简称)、“长”(30年的简称)、“短”(10年的简称)。

      (四)填写“室编件号”:同类别、同一保管期限的档案,按件流水标号。

      (五)“备用”栏的使用:此栏一般作特殊备注使用。如注“董事长批阅”,指须由董事长批准方可借阅。

      (六)填写“总页数”:为每件档案的页面总数,文件阅办单也算页数。

      举例:一份2008年“公司地址准予变更登记通知书”,通过编号编目、填齐章内各条目:


    2008

    100


    B


    1

      其归档号为“B-2008-100”。

      二、运输承包和商贸租赁合同

      交档前,分别由运务技术部和投资部负责整理、装订、编制流水号和目录(包含流水号、标的物、合同期限等);按年度装盒存档。

      第二十五条 信用档案的编目、编号与归档号

      在每件档案首页正上方空白处,加盖归档章,并填齐章内各条目。

      归档章形制如图:

    信用

    序号

      一、填写第一行(种类): “信用”。

      二、填写第二行(序号):按件流水标号。

      举例:一本淮汽集团营业执照,通过编号编目、填齐章内各条目

    信用

    16

      其归档号为“信用16”。

      第二十六条 基建档案的编目、编号与归档号

      按二级分类法编号、编目,具体分类由档案室与工程档案员研究确定。

      举例:

    一级类目名称

    一级类目代号

    二级类目名称

    二级类目代号

    单件序号

    基建档案

    新北站建设工程

    (或简称“北站”)

    主站房

    01

    1

    2

    ……

    修理工间

    02

    1

    2

    ……

     如:归档号“北站01-23”,表示北站主站房项目档案第23份材料。

      第二十七条 员工档案的编目、编号与归档号

      一、在职员工实行一人一档;企业改制前的“以工代干档案”和“干部档案”归档办法暂予维持,不再新增。

      二、员工档案装订成册后装入档案盒,其封脊填写员工档案归档号。“柜号+流水号+姓名”,其中流水号按柜流水标号。

      三、档案室依据每份员工档案内容,编制员工档案目录(附件二),并整理、装订成册归档。

      四、内部退养协议列入员工档案。交档前,由人力部负责整理、装订,按签订时间编制年度流水号和目录(包含流水号、姓名、内部退养起讫时点等),按年度装盒存档。

      第二十八条 会计档案的编目、编号与归档号

      由财会人员和会计档案管理员依法、按规整理、装订和编号、编目。

      一、会计凭证

      会计凭证按年度顺序编制流水凭证号、装订立卷(3-5cm厚度为宜),并填制专用封面;财务主管、装订人员盖私章或签名,装订线上有封口,并加盖骑缝章。

      二、会计账簿

      年终时,各类会计账簿按会计科目顺序打印、编页码,附“账簿启用及交接表”和“账户目录”,加封面后装订成册;封面填写:单位全称、账户全称、本账簿页数、会计主管和记账人员盖私章或签名、保管期限。

      三、财务会计报告

      主管财务会计报告人员将年度会计报表、财务说明,按时间顺序整理、编目,加封面后装订成册,封面填写:报表名称、页数、归档日期,经会计主管审核并加盖私章或签名。

      四、其他会计资料

      银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、各类中介机构报告等按年度编目装订成册。

      包车路单存根、营收结算材料;自制收据存根、领购税务发票缴销存根联按年度整理打包。

      第二十九条 电子档案的编目、编号与归档号

      一、电子档案按电子文件内容归类整理后,以刻制光盘、硬盘或U盘等为存储载体进行备份。

      二、档案员在存储载体上贴标签,标签填写:流水号、移交单位、内容摘要、归档时间。

      三、光盘装入专用光盘袋、U盘存入信封、光盘袋和信封,标记流水号和内容摘要。

      第三十条 档案的装盒

      档案盒分为文书档案盒(信用、基建、部分财务档案通用)、财务凭证档案盒、员工档案盒以及存放光盘的光盘盒。

      一、文书档案:同类别、同一保管期限的档案,按室编件号的顺序装入档案盒(一个流水号的文件可装一盒或数盒)。

      二、信用档案:按顺序装入数盒。

      三、基建档案:按二级类目分类装盒。

      四、员工档案:将装订成册的员工档案装入档案盒。

      五、会计档案:会计凭证按册装入财务凭证档案盒,会计账簿、会计报告和其他会计资料中装订成册的装入文书档案盒。

      六、电子档案:将各类存储载体按流水号存放于光盘盒。

      第三十一条 档案备考表

      档案备考表用于文书、基建类档案(客运班线承包和商贸租赁合同不置此表);备考表放置于档案盒内最后一份文件之后,说明以下情况:

      一、本盒档案的份数和起止件号。

      二、盒内档案缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

      盒内备考表形制如图:

    盒内文件情况说明:

    本盒共有永久保管的归档文件36份。

    件号40-75。

                          整理人:××

                    ××××年×月×日

      第三十二条 档案盒封面、封脊

      一、档案盒封面:应填写单位、项目的全称或简称。

      二、档案盒脊背:

      (一)文书档案盒脊背应填写年度、保管期限、类别代号等,形制如图

    年度

    保管期限

    类别代号

    起止件号

      客运班线承包和商贸租赁合同档案盒脊背应填写年度、类别代号(运输承包和商贸租赁)、起止件号(即填写流水号);信用档案、基建档案不填写年度。

      (二)员工档案盒脊背填写员工档案归档号,内部退养协议档案盒脊背填写年度和协议起止流水号。

      (三)会计凭证档案盒脊背应填写单位名称、案卷号、年度、月份、凭证号,形制如图:

     单位

    案卷号

    年度

    月份

    凭证号

      会计账簿档案盒脊背注明:年度、××单位账簿名称;会计报告档案盒脊背注明:年度、××单位会计报告;其他会计资料档案盒脊背注明:年度+资料名称。打包会计资料在其打包袋(箱)外注明年度、资料名称、单位等内容。

      第三十三条 档案电子目录

      档案室根据“档案移交(接收)表”,对交存的重要档案进行分类整理,编制“档案电子目录”,内容包括:归档号、交档单位、文号、档案名称、档案日期、页数、保管期限等项目;档案电子目录应按档案类别和年度顺序登记。

      第三十四条 档案入库上架存放

      档案装盒标注后,应入库上架存放;排架主次顺序为:类别_年度_保管期限,其中保管期限按“永久-长期-短期”顺序排列;排架设置标牌,注明档案类别、年度、起止件号等;不同类别档案应相应分区域存放,并预留柜架空间。

      第三十五条 基本管理制度关于档案管理另有规定的,从其规定。

      第三十六条 档案管理的考核

      一、涂改、毁损、遗失和自行转借档案,或私自转抄、翻印和摘录档案内容,或私自向他人泄露档案内容,或让无关人员进出档案室和翻阅、复制、借出、损毁档案的,按基本管理制度规定追究责任人的行政、法律和经济赔偿责任。

      二、员工违反本制度规定的,由行政部依据违规情节、损失和管理制度,每月登录 “考核系统”,进行扣分考核,并提请分管副总对严重违规责任人进行行政处分;行政部违规的,由分管副总登录 “考核系统”,对责任人进行扣分考核。

      三、年终,行政部依据“考核系统”报表、数据,结合档案检(清)查情况,对各单位年度本专业(项)管理工作进行考核计分,并报人力部作为年终奖发放依据之一。

      本制度经公司董事会审议通过后,董事长和总经理负责实施,解释权归公司董事会。

      公司所属全资、控股子公司,应依法、按程序通过并执行本制度。

      附件一:重要档案的名称、归档时限和保管期限

      附件二:员工档案目录